پیشتر در مطلبی با عنوان آشنایی با ایونت مارکتینگ و انواع آن به طور مفصل در مورد ایونت مارکتینگ و انواع آن صحبت کردیم. حال که به اهمیت ایونت مارکتینگ یا بازاریابی رویداد و اثر آن در رشد و آگاهی از برند پی بردیم، وقت آن است که یاد بگیریم چگونه بازاریابی رویداد موفقی را برنامه‌ریزی و اجرا کرده تا نتایج دلخواه را کسب کنیم. در ادامه با مراحل برگزاری یک ایونت مارکتینگ موفق و شاخص‌های ارزیابی آن آشنا خواهیم شد.

مراحل برنامه‌ریزی برای بازاریابی رویداد

رویدادها اگر به خوبی برنامه‌ریزی نشوند، موفق عمل نخواهند کرد و حتی ممکن است نتیجه‌ی عکس هم به همراه داشته باشند. از این رو بهتر است با دقت مراحل برنامه‌ریزی یک رویداد را دنبال کنید. این مراحل به شرح زیر هستند:

  1. مشخص کردن SMART Goals (اهداف هوشمند)

واژه‌ی SMART که نماینده‌ی پنج واژه‌ی زیر است:

  • Specific (مشخص)
  • Measurable (قابل اندازه‌گیری)
  • Achievable or Attainable (در دسترس)
  • Relevant (مناسب و مرتب)
  • Time based or Time bounded (زمان دار)

کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی مناسبی داشته باشید و از سردرگمی نجات پیدا کنید. دلایل مختلفی وجود دارد که اهمیت این مرحله را به ما نشان می‌دهد. در این میان دو دلیل عمده برای تعیین اهداف هوشمند عبارتند از: 1)مشخص شدن مسیر حرکت و اجرای رویداد و 2)امکان اندازه‌گیری موفقیت رویداد.

برای مثال “افزایش مشتری‌های بالقوه برای محصول یا خدمت جدید و ثبت 200 اسم در لیست خرید تا پایان ایونت” یک هدف هوشمند است. در این مثال “افزایش مشتری بالقوه برای محصول یا خدمت جدید” ویژگی Specific این هدف است، “200 اسم”  ویژگی Measurable آن، “برگزاری رویداد و شرکت کننده‌های بیشتر از 200 نفر” ویژگی  Achievable و Relevant آن و در نهایت “تا پایان رویداد” ویژگی Time based آن.

در این مرحله سعی کنید خود را به یک هدف محدود نکنید و اهداف مختلفی را در نظر داشته باشید.

2. تعیین بودجه

یکی از مهمترین عوامل در موفقیت هر کمپین بازاریابی تعیین بودجه است. در غیر اینصورت به احتمال زیاد در میانه‌ی راه با کمبود بودجه روبرو خواهید شد. پس باید از همان ابتدای راه بدانید که تا چه میزانی مجوز خرج کردن دارید و آیا با بودجه‌ی مورد نظر می‌توانید کمپینی بزرگ برگزار کنید یا باید به فکر کمپین کوچک‌تری باشید.

3. شناسایی مخاطب‌ها

شناخت مخاطب‌ها کمک می‌کند تا بهترین نتایج را کسب کنید. به این فکر کنید که چه افرادی از رویدادتان استقبال خواهند کرد؟ این رویداد چه نفعی برای آن‌ها خواهد داشت؟ و سؤالاتی از این دست. اگر نتوانید پاسخ روشنی به این سؤالات بدهید، شرکت کننده‌ها هم ذهنیت درستی نسبت به رویدادتان نخواهند داشت.

شناخت مخاطب‌ها و نیازشان راه‌حل‌ها خوبی برای بازاریابی بهتر در اختیارتان قرار خواهد داد.

4. برنامه‌ریزی و تعیین تم رویداد

برای عبور از این مرحله باید اطلاعات یا محتواهایی که برای بازاریابی در دسترس دارید را مشخص کنید. بنابراین از همان ابتدا نام، موضوع، برند و هدف را تعیین کنید. از خود سؤال کنید چرا دیگران باید در رویداد شما شرکت کنند؟ از شرکت در رویداد شما چه چیزی نصیبشان می‌شود؟ آیا به فکر برگزاری رویداد به تنهایی هستید یا می‌خواهید به همراه شرکت یا برند دیگری رویداد برگزار کنید؟

پس از این موارد باید زمان و مکان برگزاری رویداد را مشخص کنید و در ادامه برای بخش بخش رویداد برنامه‌ریزی انجام دهید مثل اینکه چه کسانی و در چه زمانی از رویداد قرار است سخنرانی کنند؟ آیا قصد دارید کارگاهی آموزشی داشته باشید؟ اگر بله، چه کسی مسئول این کارگاه است؟ زمانی برای تبادل اطلاعات و شبکه‌سازی دارید؟ و … .

5. تدوین برنامه‌ای برای تولید محتوا

برای برگزاری رویداد نمی‌توانید یک شبه برنامه‌ریزی کنید و لازم است از حتی یک ماه پیش با بیشتر به فکر بسترسازی و آماده کردن خود برای داشتن کمپینی موفق باشید. در این راستا نیاز است که سایتتان را به روز کنید، در محتواهایتان اشاره‌هایی به برگزاری رویدادتان داشته باشید . مخاطب‌ها را به شرکت در رویداد خود تشویق و ترغیب کنید.

6. اطلاع‌رسانی رویداد و دعوت از مخاطب‌ها

پس از گذاراندن مراحل بالا لازم است که از طریق پلتفرم‌های مختلف در مورد رویداد خود اطلاع‌رسانی داشته باشید برای این کار می‌توانید از پلتفرم‌های اطلاع‌رسانی آنلاین کمک بگیرید. این موضوع به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید به ارزیابی و تخمینی از تعداد شرکت کننده‌ها دست یابید.

شاخص‌های ارزیابی یک ایونت مارکتینگ موفق

برگزاری یک ایونت پایان کار نیست و نیاز است با استفاده از شاخص‌های مختلف به تحلیل و ارزیابی میزان موفقیت کمپین خود بپردازید تا بتوانید استراتژی‌های بازاریابی خود را بهبود بخشید. برای سنجش میزان موفقیت بازاریابی رویداد خود باید شاخص‌های زیر را مدنظر بگیرید:

  • تعداد شرکت کننده‌ها و افرادی که ثبت نام کرده‌اند
  • درآمد ناخالص به دست آمده از رویداد
  • نسبت هزینه به درآمد
  • میزان رضایت شرکت کننده‌ها
  • میزان مشارکت شرکت کننده‌ها
  • میزان تعامل در شبکه‌های اجتماعی
  • تعدا مشتری‌های بالقوه
  • میزان تعامل بین شرکت کننده‌ها با سخنران‌های رویداد

هدف از اجرای بازاریابی رویداد یا ایونت مارکتینگ موفق ایجاد ارتباطی سازنده میان برندها و مخاطب‌ها است. ممکن است برگزاری یک ایونت چندان راحت به نظر نرسد ولی حقیقت این است که با به کارگیری نکات گفته شده مسیرتان هموار خواهد بود و بدون شک رویدادی موفق خواهید داشت که به رشد کسب و کار و افزایش فروشتان کمک خواهد کرد.